Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht om zijn administratie voor langere tijd te bewaren. Dit wordt ook wel de fiscale bewaarplicht genoemd. Er kunnen echter uitzonderingen worden gemaakt.

Het begrip administratie is zeer breed. Zo zijn dit niet alleen de financiële resultaten van uw bedrijf, maar ook de vastlegging van interne organisatiestructuren. De omvang van uw administratie is daarom afhankelijk van de aard, omvang en type bedrijf.

Zo heeft een groot en complex bedrijf te maken met andere eisen voor de administratie dan een kleine onderneming. Onze starterscoaches weten natuurlijk waar uw specifieke administratie aan dient te voldoen.

Wat in ieder geval voor iedere ondernemer geldt, is de wettelijke verplichting om gegevens die voor de Belastingdienst relevant kunnen zijn gedurende een periode van 7 jaar te bewaren. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt mede af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Zo zijn er basisgegevens, maar worden er ook uitzonderingen gemaakt.

Basisgegevens bewaarplicht

Er zijn bepaalde onderdelen van uw administratie die door de Belastingdienst worden aangemerkt als basisgegevens en in dat geval 7 jaar bewaard moeten blijven. Na deze periode zal er niet meer worden gevraagd naar deze gegevens. Daarbij moet u denken aan:

• Het grootboek
• De debiteuren- en crediteurenadministratie
• De voorraadadministratie
• De in- en verkoopadministratie
• De loonadministratie

Uitzonderingen fiscale bewaarplicht

De Belastingdienst maakt ook uitzonderingen voor hoe lang u bepaalde gegevens dient te bewaren.

Waar de basisgegevens 7 jaar bewaard moeten blijven, is de termijn voor onroerende zaken vastgesteld op 10 jaar. Dit in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden.

Verder kunt u als ondernemer voor de overige gegevens afspraken maken met de Belastingdienst over kortere bewaringstermijnen dan de vastgestelde 7 jaar. Let hierbij op dat kortere bewaartermijnen alleen gelden voor de Belastingdienst. Voor andere overheidsinstellingen blijft de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar van kracht.

Wanneer voldoe ik aan de bewaarplicht van de Belastingdienst?

De bewaarplicht geldt niet alleen voor uw papieren administratie, maar ook voor computerprogramma’s en bestanden.

Bij een controle moeten deze digitale middelen beschikbaar zijn. Het uitsluitend bewaren van een bestand dat is afgedrukt, voldoet hiermee niet aan de bewaarplicht. De Belastingdienst maakt het wel mogelijk om onder bepaalde voorwaarden bestanden en andere gegevens in een andere vorm te bewaren.

De voorwaarden hiervoor zijn dat u:

• Alle gegevens overzet
• De gegevens inhoudelijk juist overzet
• Zorgt dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is
• De geconverteerde  gegevens binnen redelijke tijd kunt (re)produceren en leesbaar maken
• Zorgt dat een controle van de gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd

Advies nodig?

Uiteraard kunnen wij u helpen om samen te kijken naar de mogelijkheden voor uw fiscale bewaarplicht. Neem daarvoor vrijblijvend contact met ons op.

Nieuwsarchief

02-07-2016 6 Kwaliteiten van een ondernemer
23-06-2016 Het belang van een goede website
25-05-2016 Bedrijfssoftware voor starters
06-01-2016 Een goede start in het nieuwe jaar!
16-11-2015 Knab en Aegon komen met een hypotheek voor zelfstandig ondernemers
26-10-2015 Gemiddelde omzet freelancer neemt af
21-10-2015 Afschaffing VAR-verklaring uitgesteld
25-09-2015 Als ondernemer thuiswerken - De voordelen en valkuilen
22-09-2015 Zorgen van het kabinet om zzp
27-08-2015 ZZP rijdt graag elektrische auto
24-08-2015 Waarom zzp nog niet voor een leaseauto kiest
14-08-2015 Geen zorgen over Nederlandse economie
12-08-2015 Bedrijfsleven weer terug op oude niveau
31-07-2015 Eerste cao die minimumtarief voor zzp vaststelt
17-07-2015 Duidelijkheid zzp laat op zich wachten
16-07-2015 Waarom het aantal faillissementen daalt
30-06-2015 Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
26-06-2015 Groot deel zzp’ers heeft geen arbeidsongeschiktheidsverzekering
12-06-2015 ZZP’er belangrijkste kostwinner
13-05-2015 ZZP’er niet goed verzekerd
01-05-2015 Kwart miljoen wil eigen bedrijf starten
24-03-2015 Onderzoek laat zien waar ambitie van zzp ligt
16-03-2015 Economische groei en minder faillissementen
04-03-2015 Een eigen bedrijf starten naast je baan
16-02-2015 Freelancemarkt trekt aan
12-02-2015 Meer startende bedrijven en minder faillissementen
02-02-2015 Freelancers zien omzet fors stijgen
16-01-2015 Online ondernemers dupe van nieuwe Europese btw-regels
02-01-2015 VAR-verklaring blijft voorlopig bestaan
18-11-2014 50% van Nederlanders wil eigen bedrijf starten
04-11-2014 Qredits verhoogt kredietlimiet voor ondernemers
26-09-2014 VAR-verklaring vervangen door BGL
21-07-2014 Steeds meer jongeren starten eigen bedrijf
08-07-2014 Aantal startende bedrijven stijgt terwijl er minder failliet gaan
24-06-2014 Steeds meer vrouwen starten een eigen bedrijf
01-05-2014 Robbie Williams
20-03-2014 Steun voor ambitieuze ondernemer
10-03-2014 MKB Doorstart helpt ondernemers in zwaar weer
06-02-2014 Eigen bedrijf starten populair onder jongeren
04-02-2014 Aantal zzp’ers blijft stijgen
02-01-2014 10 valkuilen voor startende ondernemers
Zeker Zakelijkhier adverteren?
JC WebdesignOffective
Jooble | vacatures Nederland | vacatures freelance